Thế nào là quản lý thời gian? Các phương pháp quản lý thời gian hiệu quả

​

​

I. Quản lý thời gian là gì?

​

Quản lý thời gian có thể hiểu đơn giản là việc làm sao để sử dụng thời gian hợp lý, đây là một kỹ năng mềm cần thiết cho bạn. Mỗi người sẽ có cách quản lý thời gian khác nhau nhưng điểm chung vẫn sẽ là lập kế hoạch sử dụng thời gian. Kế hoạch đó sẽ bao gồm những việc cần làm, thời gian làm, deadline công việc và mục tiêu hướng tới. Sau khi hoạch định ra những bước nêu trên, bạn sẽ dễ dàng làm việc hiệu quả và tận dụng thời gian tối ưu nhất.

II. Các bước trong quy trình quản lý thời gian hiệu quả

​

1. Thống kê nội dung công việc cần làm

Bước đầu tiên trong quy trình quản lý thời gian là thống kê các công việc cần làm. Để làm gì? Khi làm như vậy, bạn sẽ liệt kê được danh sách công việc một cách hoàn chỉnh, tránh thiếu sót. Đây sẽ là nền tảng để bạn sắp xếp, phân chia thời gian hợp lý.

2. Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên

Những công việc nào cần gấp sẽ được ưu tiên hoàn thành trước, phân chia thứ tự sẽ dễ dàng cho việc quản lý. Sắp xếp có thể tiến hành theo thứ tự giảm dần, từ công việc cần gấp đến những công việc ít gấp hơn. 

3. Ước lượng khoảng thời gian tối đa hoàn thành công việc

Mỗi công việc có thời gian hoàn thành khác nhau, tuy nhiên, bạn vẫn có thể ước lượng mức thời gian tối đa để hoàn thành chúng. Việc ước lượng sẽ giúp bạn lập kế hoạch hoàn chỉnh hơn, đặt ra deadline để hoàn thành đúng thời hạn. 

4. Tiến hành thực hiện theo kế hoạch đã đề ra

Để có thể quản lý thời gian hiệu quả, nhiều người lập kế hoạch từng ngày, từng tuần, thậm chí là cho cả tháng. Tuy nhiên, không có kế hoạch nào hiệu quả nếu bạn không thực hiện chúng. Hãy thực hiện dựa trên kế hoạch đã đề ra để làm đúng và nhanh nhất có thể.

5. Đánh giá thành quả, đề xuất hướng tối ưu

Nếu chỉ đơn thuần lập kế hoạch rồi làm theo đó mà không nhìn lại, đánh giá lại những gì mình đã thực hiện thì rất khó có hiệu quả. Không phải lúc nào bạn cũng làm đúng vì thế sau khi đã hoàn thành kế hoạch quản lý thời gian, hãy đánh giá mức độ thành công và đề xuất cách khắc phục cho những lần tới.

III. Lợi ích của việc quản lý thời gian hiệu quả

​

Giúp tăng năng suất làm việc: khi có theo kế hoạch, mọi công việc sẽ được thực hiện bài bản, chỉn chu hơn. Điều đó giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian và năng suất làm việc cũng tăng lên đáng kể.

Rèn luyện khả năng quyết định, giảm bớt áp lực: công việc chỉ áp lực khi bạn không biết phải làm nó như thế nào nhưng khi đã vạch ra kế hoạch thì bạn sẽ dễ thực hiện hơn. Trong quá trình lập kế hoạch quản lý thời gian, bạn cần cân nhắc, lựa chọn công việc cần làm, công việc nào cần ưu tiên, làm như thế nào, trong bao lâu. Từ đó, bạn dần hình thành khả năng lựa chọn, ra quyết định.

Hạn chế thói quen xấu, tạo động lực hành động: lười biếng hay làm việc không có mục tiêu đều là thói quen xấu. Để khắc phục tình trạng nêu trên, cách tốt nhất là bạn phải tự mình quản lý thời gian thật tốt. Nếu chỉ làm việc đơn thuần, bạn sẽ chán nản nhưng khi có mục tiêu, có định hướng, đó là nguồn động lực to lớn giúp bạn hoàn thành mọi việc. 

IV. Một vài mẹo giúp quản lý thời gian hiệu quả

​

1. Lập thời gian biểu rõ ràng

Thời gian biểu bao gồm những việc cần làm, làm khi nào, làm trong bao lâu. Lập thời gian biểu cũng là một cách giúp bạn thống kê công việc, cuộc sống của mình. Điều này giúp bạn không bỏ lỡ công việc quan trọng. 

2. Sắp xếp công việc hàng ngày dựa trên tầm quan trọng và tính khẩn cấp

Bạn cần sắp xếp những việc cần làm theo mức độ quan trọng hoặc mức độ ưu tiên. Có hai tiêu chí khi sắp xếp công việc, đó chính là quan trọng, khẩn cấp. Đối với những công việc vừa quan trọng vừa khẩn cấp thì xếp chúng ở đầu tiên. Tiếp theo sẽ đến không quan trọng nhưng khẩn cấp và quan trọng nhưng không phải khẩn cấp. Cuối cùng sẽ là công việc không phải quan trọng nhưng cũng không phải khẩn cấp. 

3. Thực hiện những việc quan trọng nhất vào buổi sáng

Theo các nhà nghiên cứu, buổi sáng chính là thời gian não bộ hoạt động hiệu quả nhất. Bởi vì, buổi sáng, bạn chưa có quá nhiều áp lực nên sẽ thích hợp cho những công việc quan trọng như học tập, kinh doanh, đàm phán, hội họp,...

4. Tìm ra khung “giờ vàng” của bản thân

Nói buổi sáng là thời gian hiệu quả nhất, tuy nhiên ở mỗi người, họ lại có thêm khoảng thời gian vàng. Chẳng hạn, có người làm việc hiệu quả vào lúc đêm khuya 21h - 23h, hoặc 15h - 17h chiều,... Bạn cũng thế, nên hãy tìm ra khung giờ tốt nhất, phù hợp nhất cho bản thân mình để thực hiện những công việc quan trọng.

5. Không dành quá nhiều thời gian để đọc thông báo từ mạng xã hội

Rất nhiều người bị cuốn vào mạng xã hội, mặc dù ai cũng tự đặt quy định cho bản thân mình chỉ dùng một vài phút nhưng việc bị nó thu hút là không thể tránh khỏi. Vì thế, với những thông báo hay tin nhắn không quan trọng, bạn có thể không xem.

6. Lên lịch trả lời email

Mỗi ngày bạn nên dành một khoảng thời gian nhất định để kiểm tra email công việc, tránh kiểm tra mọi lúc mọi nơi khiến bạn mất tập trung, dễ bị xao nhãng. Khi có công việc cần gấp, người khác có thể liên hệ bạn qua điện thoại hoặc gặp mặt trực tiếp.

7. Tập thể dục hoặc thiền

Thể dục và thiền là hai phương pháp giúp bạn giải tỏa căng thẳng, tạm thời xóa tan áp lực trong công việc và cuộc sống. Ngoài ra, tập thể dục và thiền còn tốt cho cơ thể và trí não con người. Mỗi ngày bạn không cần phải tập quá nhiều, chỉ cần dành ra 30 phút đến 1 tiếng là đủ. 

8. Tìm kiếm nguồn cảm hứng khi “bí” ý tưởng

Bí ý tưởng là cụm từ rất nhiều người gặp phải, đặc biệt là khi bạn làm các công việc liên quan đến thiết kế, sáng tạo. Bí ý tưởng có thể xảy ra khi bạn quá áp lực, cố gắng ép bản thân mình phải suy nghĩ. Để khắc phục điều này, hãy thả lỏng cơ thể, dành thời gian tìm kiếm nguồn cảm hứng mới nhờ đọc sách, xem phim, nghe nhạc, thư giãn. 

9. Sắp xếp gọn gàng góc làm việc

Có thể bạn không chú ý nhưng hình thức rất quan trọng. Một không gian được bày trí gọn gàng, ngăn nắp sẽ khiến người ta yêu thích làm việc hơn. Đây cũng có thể xem là một cách giúp tìm nguồn cảm hứng. Nếu không gian quá bừa bộn, bạn sẽ dễ chán nản.

​