KỸ NĂNG GIAO TIẾP VĂN PHÒNG VÀ NHỮNG ĐIỀU CẦN BIẾT

1. Bắt đầu làm quen

Đây là việc đầu tiên bạn cần đối mặt khi tham gia một môi trường mới, một công việc mới. Để giao tiếp hiệu quả, điều đầu tiên bạn cần làm là học cách phá bỏ không khí ngượng ngập ban đầu. Bạn có thể đặt câu hỏi dù là trong cuộc họp hay cuộc thảo luận thông thường, hoặc có khúc mắc trong cuộc việc. Luôn nhớ hãy luôn nở nụ cười thân thiện, không ai muốn làm quen với một người có mặt mày luôn cau có cả. Nếu bạn bị “fail” khi cách làm quen không đạt hiệu quả, đừng lo lắng, hãy tiếp tục nói chuyện với những chủ đề và những lúc thích hợp. Mọi người và mọi thứ ở môi trường mới chắc chắn sẽ thoải mái hơn thôi.

2. Học cách lắng nghe

Lắng nghe không chỉ là nghe đơn thuần; phải nghe cả nội hàm và ngoại diên của những thông điệp được người khác mang đến. Đây không chỉ là kỹ năng trong công việc mà còn cả trong giao tiếp thông thường. Khi người khác đưa ra ý tưởng hay đề xuất, bạn cần phải tập trung và cố gắng không suy nghĩ cái khác trong lúc lắng nghe vì như thế sẽ dễ bị phân tâm và nhầm lần ý tưởng hoặc thông điệp mà người nói muốn truyền tải. Bạn sẽ được đánh giá cao trong lòng mọi người nếu bạn là một người biết lắng nghe và lắng nghe giỏi.

3. Trình bày trôi chảy, tránh lặp từ

Việc không thể tránh khỏi trong chốn công sở và trong mọi công việc là bạn sẽ phải trình bày ý tưởng, đề xuất hay quan niệm, ý kiến về một vấn đề nào đó với đồng nghiệp, với cấp trên, và có thể là với khách hàng. Chắc chắn bạn sẽ thất bại và không công ty nào muốn nhận bạn nếu như bạn không có kỹ năng này. Vina Office khuyên bạn hãy nói từng luận điểm trôi chảy, rõ ràng và duy trì một mạch liên tục và đặc biệt tránh lặp từ trong văn nói. Tuy nhiên bạn có thể tạm dừng giữa bài phát biểu để tiếp nhận thông tin phản hồi của thính giả khi bạn đang trình bày giữa cuộc họp. Hãy cố gắng làm cho bài thuyết trình của bạn có tính tương tác bằng cách đặt câu hỏi hoặc đưa ra một vài câu đố.

4. Cố gắng giải quyết xung đột và quan tâm đến cảm xúc của người khác

Không ai mong muốn có xung đột trong công việc, nhưng chắc chắn sẽ không thể tránh khỏi. Bạn phải học cách khắc phục và giải quyết những vấn đề và mâu thuẫn phát sinh. Bạn cũng cần trở thành một nhà trung gian hòa giải và một nhà thương thuyết có hiệu quả. Hãy sử dụng những kỹ năng lắng nghe để nghe hiểu cả hai bên trong bất cứ tranh luận nào – Động viên và tạo điều kiện cho mọi người nói chuyện với nhau. Đặc biệt nếu bạn đã làm người hòa giải, hãy nhớ không được thiên vị hay phán xét, thay vào đó cần nghe từ cả hai phía và đơn giản hóa vấn đề để có thể giải quyết xung đột.

5. Tránh làm phiền người khác

Đừng làm phiền người khác khi để âm lượng nhạc chuông hay âm báo tin nhắn quá lớn. Văn phòng hay công ty là nơi công cộng, bạn nên tự hiểu và điều chỉnh âm lương vừa phải hoặc tốt nhất để ở chế độ rung hoặc im lặng. Và nếu xem tài liệu dạng video hay file âm thanh, bạn nên sử dụng tai nghe để tránh ảnh hưởng đến người khác.

Một điều cần nhớ là bạn cũng không nên tổ chức thảo luận hay nhóm họp tại góc làm việc của bạn. Những người không có trong cuộc hội thoại sẽ cảm thấy không được thoải mái và khó chịu, có thể dẫn đến nghi ngờ không đáng có. Nên nhớ đồng nghiệp sẽ không ngại nếu nhóm của bạn có trao đổi ngắn tại góc làm việc nhưng sẽ thấy phiền nếu cuộc “đàm đạo” diễn ra quá lâu. Thay vì trao đổi ở góc làm việc như vậy, hãy chọn hẳn phòng họp hoặc khu vực giải lao của công ty để tiếp tục bàn luận.

6. Duy trì thái độ tích cực và vui tươi

Hãy cố gắng trở nên thân thiện, lạc quan và tích cực với những người khác. Những gì bạn cần làm là duy trì một thái độ vui vẻ tích cực đối với cuộc sống: khi mọi thứ không diễn ra theo kế hoạch, hãy cứ lạc quan và rút kinh nghiệm từ những sai lầm của mình. Nếu bạn mỉm cười thường xuyên và sống vui vẻ, những người khác có thể sẽ đáp lại bạn tích cực hơn.

(Trinh Vu)