Công việc của phòng dự án là gì?

Giới thiệu phòng dự án

Phòng dự án là bộ phận có nhiệm vụ nghiên cứu và xây dựng các kế hoạch, chiến lược để thực hiện các dự án. Đồng thời tổ chức và quản lý việc thực hiện các dự án. Đảm bảo các dự án hoàn thành đúng thời hạn và đạt các yêu cầu về chất lượng cũng như mang lại hiệu quả kinh tế cao cho doanh nghiệp.

Công việc của phòng dự án là gì

Về cơ bản, công việc chính của phòng dự án là thực hiện tất cả các giai đoạn của một dự án. Cụ thể bao gồm các công việc sau:

1. Lập kế hoạch thực hiện dự án

Để dự án diễn ra đúng tiến độ, phòng dự án cần lập kế hoạch thực hiện dự án. Việc này còn giúp sử dụng hiệu quả các nguồn lực và hạn chế nguy cơ vượt ngân sách. Phòng dự án sẽ xác định nguồn lực phục vụ cho dự án, để lập kế hoạch và đánh giá năng lực của các bên tham gia dự án.

Phòng dự án phải lập một kế hoạch rõ ràng, cụ thể để việc thực hiện dự án diễn ra thuận lợi, đồng thời phải theo dõi sát quá trình thực hiện dự án. Mặc dù, ít nhiều có thể xảy ra sai sót trong quá trình thực hiện dự án, nhưng có kế hoạch chi tiết sẽ giúp doanh nghiệp kịp thời xử lý.

2. Xây dựng và khích lệ nhóm thực hiện dự án

Công việc của phòng dự án là thúc đẩy và tạo động lực cho nhân viên phòng dự án, định hướng cho họ thực hiện công việc đúng trọng tâm. Tránh thiết lập các thủ tục dài dòng, phức tạp hay những cuộc họp kéo dài hàng giờ đồng hồ, làm tốn thời gian và nguồn lực dự án. Chủ động xây dựng và phát triển các kế hoạch thực hiện dự án chi tiết, dễ hiểu và nhất là có thể khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên dự án.


>>> Xem thêm: Chức năng, nhiệm vụ phòng dự án

3. Quản lý thời gian thực hiện dự án

Một trong những yêu cầu quan trọng khi thực hiện dự án là phải hoàn thành dự án đúng thời hạn quy định trên hợp đồng. Việc có hoàn thành dự án đúng thời hạn hay không thể hiện sự thành công hay thất bại của một dự án. Trách nhiệm của phòng dự án là phải có biện pháp quản lý tốt thời gian thực hiện dự án, đảm bảo hoàn thành công việc đúng thời hạn, cũng như đảm bảo việc truyền đạt thông tin xuyên suốt và nhất quán trong quá trình thực hiện dự án.

Để có thể quản lý thời gian hiệu quả, phòng dự án nên xác định các hạng mục công việc chính cần thực hiện ngay từ đầu, tính toán thời gian cần thiết để thực hiện từng hạng mục, sắp xếp tiến trình thực hiện công việc cụ thể và tuần tự thực hiện từng việc một theo trình tự đã lập.

4. Xác định ngân sách và dự tính các chi phí cần thiết cho dự án

Mỗi một dự án đều có một giới hạn ngân sách nhất định. Vì vậy, công việc của phòng dự án là phải đảm bảo thực hiện công việc trong phạm vi ngân sách. Một dự án chỉ được xem là thành công khi đáp ứng được các yêu cầu của khách hàng, hoàn thành đúng thời hạn và còn phải nằm trong giới hạn cho phép của ngân sách. Vượt ngân sách nghĩa là dự án đó đã thất bại.

5. Giao tiếp hiệu quả với khách hàng

Mục tiêu của các dự án là phải đáp ứng các yêu cầu của khách hàng. Trách nhiệm của phòng dự án là phải thường xuyên giao tiếp với khách hàng để kịp thời nắm bắt các phản hồi và xử lý nhanh chóng các kiến nghị hợp lý của khách hàng. Điều này sẽ khiến khách hàng hài lòng và đem lại thành công cho các dự án.

6. Quản lý rủi ro dự án

Bất kỳ dự án nào cũng luôn tiềm ẩn các rủi ro, gây trở ngại đến quá trình thực hiện dự án, khiến dự án lệch khỏi kế hoạch đã dự tính. Những sự cố xảy ra khi thực hiện dự án là khó tránh. Tuy nhiên, phòng dự án có thể tiến hành phân tích và đánh giá để xác định các nguy cơ tiềm ẩn có thể xảy ra. Từ đó có biện pháp phòng ngừa, tránh để xảy ra các sự cố hoặc giảm thiểu đến mức tối đa những ảnh hưởng tiêu cực lên dự án.

7. Thường xuyên theo dõi tiến độ thực hiện dự án

Mặc dù, các dự án đều được lên kế hoạch cụ thể trước khi thực hiện. Tuy nhiên, mọi việc không phải lúc nào cũng diễn ra theo như kế hoạch đã định. Trong quá trình thực hiện, sẽ có nhiều yếu tố có tác động xấu đến hiệu quả công việc. Lúc này, phòng dự án sẽ phải có biện pháp khắc phục nhanh chóng và hiệu quả. Để có thể kịp thời khắc phục, sửa chữa sự cố, phòng dự án cần theo dõi thường xuyên tiến độ thực hiện dự án, nhằm phát hiện sớm các trục trặc, trở ngại ảnh hưởng đến dự án.

8. Thực hiện việc báo cáo và quản lý các tài liệu liên quan đến dự án

Các báo cáo và tài liệu đều là những minh chứng quan trọng thể hiện việc các dự án đã đáp ứng được các yêu cầu của khách hàng như thế nào. Thông qua các báo cáo có thể thấy được toàn bộ quá trình diễn ra dự án, những người tham gia thực hiện dự án và những bài học kinh nghiệm được rút ra từ dự án. Các báo cáo và tài liệu này cũng là cơ sở để tiến hành nghiệm thu và bàn giao dự án.

(TV)